Een uitnodiging aan burgemeester en/of wethouders?

Afgelopen week werd mij gevraagd of ik in kon gaan op een uitnodiging voor een jubileum, de uitnodiging was naar het college gestuurd (email college@houten.nl). Helaas was ik niet in de gelegenheid.

Laat ik eens uitleggen hoe dat in het gemeentehuis werkt. Als college van B&W werken we met een uitnodigingen map, waarin alle uitnodigingen die aan het college worden gericht worden gestopt. Wekelijks kijken wij als individueel lid van het college naar de binnengekomen uitnodigingen, veelal op dinsdag. Op elke uitnodiging zit een overzicht van onze namen en kunnen we aangeven of je kunt of kun je zien wie er gaat. Helaas kan het voorkomen dat niemand van het college kan.

Of ik wel of niet in kan gaan op een uitnodiging hangt samen met verschillende factoren. Allereerst beschikbaarheid, heb ik ruimte in de agenda, past het of zijn er andere geprioriteerde afspraken? Want ook uitnodigingen voor in het weekend of ’s avonds moeten we checken. Niet alleen omdat we vaak ook dan afspraken kunnen hebben, maar soms ook omdat we privé afspraken hebben. Verder is tijdigheid een belangrijke factor. Hoe eerder de uitnodiging bekend is, hoe meer kans dat de uitnodiging gewogen kan worden en ingepland. Ook een factor is collegiaal bestuur. We hebben een portefeuille verdeling en kijken we welke vertegenwoordiger van het college het beste volgens functie past bij de uitnodiging. Als een collega niet kan, wordt er vaak even gekeken of een collega het over kan nemen. Soms lukt dat.

Natuurlijk kan het voorkomen dat er onverwacht iets gebeurt, garanties zijn er niet, echter we nemen uitnodigingen erg serieus. Dus iemand van het college uitnodigen? Proberen kan altijd, garantie heb je niet.

Zelf heb ik altijd mijn agenda bij me, je mag me altijd vragen als je me tegenkomt of ik zou kunnen. Ook dan weeg ik, maar kan ik je eigenlijk vrij snel aangeven of het een grote kans van slagen heeft 🙂

Meer weten over portefeuille verdeling, check https://www.houten.nl/bestuur-organisatie/college-van-bw/ en kies een wethouder.